Ordem de Serviço

  • A ordem de serviço é usada para registrar dados dos equipamentos/veículos recebidos para manutenção/conserto e também as peças e mão de obra aplicada para prestar o serviço.
  • As particularidades da aplicação e orientações de uso estão registradas abaixo:

 

1. Acessar Aplicação

Passo 01 – Menu Compras/Vendas> Faturamento> Ordem Serviço

 

2. Configuração de preferências

  • Após configurar as preferências, pode ser iniciada a emissão da ordem de serviço.

 

3. Emissão Ordem serviço

Passo 01 – Adicionar OS

  • Clicar sobre o Botão Adicionar para iniciar uma nova ordem de serviço;

 

Passo 02 – Aba Dados Gerais

Inseri as informações da Ordem de Serviço:

  • Data Emissão: é preenchida com a data que foi adicionada a ordem de serviço, pode ser alterada quando necessário.

 

  • Previsão término: é a data prevista para concluir o serviço, é preenchida com a data da inclusão, necessário informar a data e hora prevista para concluir o serviço.

 

  • N° OS: campo deve ser usados quando a empresa define o numero da OS, nas situações que tem controle manual da numeração.

 

  • Cliente: Informar o cliente para o qual esta sendo registrada a ordem de serviço.

 

  • Vendedor: informar o cadastro da pessoa que atendeu o cliente.

 

  • Técnico Responsável: informar o cadastro do técnico responsável pela prestação do serviço.

 

 

Passo 02 – Aba Equipamentos/Veículos

A ordem de serviço pode ser utilizada para manutenção de equipamentos e veículos, necessário observar as particularidades para informar dados do equipamento/veículo:

Quadro Equipamento/Veículos:

Manutenção de veículos: 

  • Selecionar cadastro de veículos: usar opção quando o veículo esta cadastrado no sistema.
  • Veículo: no campo serão exibidos os veículos cadastrados para o cliente, basta selecionar o cadastro do veículo para preencher os campos automaticamente.

 

  • Serão preenchidos os campos descrição, marca, modelo, placa/série, ano fabricação e kilometragem.
  • Kilometragem: exibe a kilometragem do veículo que consta no cadastro do veículo (KM / Atual), recomendado informar a kilometragem do veículo, desta forma quando finalizar a ordem de serviço o kilometragem será atualizada no cadastro do veículo (KM / Atual0

 

  • Informar manualmente dados do veículo: quando o veículo não esta cadastrado, os dados podem ser informados manualmente, preenchendo os campo:
  • Descrição: informar a descrição do veículo.
  • Marca: informar a marca do veículo (preenchimento opcional)
  • Placa/Série: informar a placa do veículo, recomendado preencher por ser a identificação do veículo, é usada para consultar o histórico do veículo.
  • Ano Fab.: informar ano fabricação (preenchimento opcional).
  • Kilometragem: informar a kilometragem do veículo (preenchimento opcional.

 

Manutenção de Equipamentos:

  • Descrição: a descrição é de preenchimento obrigatório, para identificar o equipamento.
  • Os campos marca, placa/série, acessórios, avarias, são de preenchimento opcional, fica sob responsabilidade do operador/empresa definir quais campo serão usados.

 

Campo Descrição problema/defeito: campo destinado a registrar o problema/defeito do equipamento.

  • Pode ser registrado o problema relatado pelo cliente no momento que o equipamento/veículo é entregue para conserto e ou posteriormente informar o problema defeito identificado pelo técnico.

 

Salvar: Clica em Salvar para gravar os dados da ordem de serviço.

  • Nesse momento da ordem de serviço já pode ser impressa, para as situações que é necessário entregar uma via para o cliente apresentar no momento da retirada do veículo/equipamento, ou para autorizar a realização do serviço.

 

Passo 03 – Aba Itens/Serviços

Nesta aba são informados os produtos utilizados e a mão de obra aplicada na prestação do serviço.

Incluindo produtos:

  • Código: informar o código do produto ou usar a opção de pesquisa (lupa) para localizar o cadastro.
  • Valor Unit.: é exibido o preço de venda do cadastro, pode ser alterado ne necessário.
  • Qtd.: informar a quantidade do produto.
  • Desconto: informar se tiver desconto sobre o preço de venda.
  • Total: calculado pelo sistema.
  • Teclar enter para incluir o produto, será incluída linha com os dados do produto.

 

Incluindo serviços:

  • Código: informar o código do serviço ou usar a opção de pesquisa (lupa) para localizar o cadastro.
  • Descrição: a descrição do serviço pode ser alterada se necessário.
  • Valor Unit.: é exibido o preço do cadastro, pode ser alterado ne necessário.
  • Qtd.: informar a quantidade de serviço.
  • Total: calculado pelo sistema.
  • Teclar enter para incluir o serviço, será incluída linha com os dados do produto.

 

  • Totais: nos totais são exibidos os totais em relação a produtos/serviços adicionados na ordem de serviço, tais campos não permitem alteração.

 

Passo 04 – Aba Faturamento

Definir as informações de pagamento:

  • Forma pagamento: selecionar a opção que indica a forma de pagamento.
  • Condição Pgto: selecionar condição de pagamento.
  • Dt 1° Vencto: alterar quando o primeiro vencimento for diferente da data de emissão da venda.
  • Dias/Parc.: informar o numero de dias para calcular as parcelas quando a venda for parcelada (mais de uma parcela)
  • N° Par: informar o numero de parcelas quando a venda for parcelada (mais de uma parcela).
  • Gerar Parc.: Clicar para gerar as parcelas.

 

Informações das parcelas:

  • Nas informações das parcelas é exibida a data de vencimento, valor.
  • As informações das parcelas podem ser editadas e alteradas.

 

  • Salvar: para gravar as informações.

 

4. Imprimir

  • Clica sobre o Botão Imprimir para gerar relatório com as informações da Ordem Serviço.

 

5. Compartilhar

  • A opção compartilhar possibilita enviar link por e-mail ou por WhatsApp para o cliente gerar o relatório da ordem de serviço.
  • Clicar sobre o Botão Compartilhar para acessar a opção de envio.
  • Na opção Compartilhamento da Ordem de Serviço, são exibidas as opções para informar E-mail para envio e o WhatsApp para envio.
  • Basta escolher a opção que quer usar para efetuar o envio, informar o contato (e-mail ou telefone) quando não informado no cadastro do cliente, clicar sobre o Botão de envio.
  • O link enviado com as informações da ordem de serviço, fica disponível por 24 horas.

 

 

6. Situação Aguardando Cliente

  • A situação aguardando cliente, é útil nas situações em que o serviço foi concluído, mas é necessário aguardar o cliente autorizar o faturamento, definir pagamentos, entre outras situações em que pode ser necessário editar e alterar alguma informação na ordem de serviço antes de finalizar.
  • Basta clicar sobre o Botão Aguardando Cliente para alterar a situação, enquanto a ordem de serviço estiver com situação Aguardando Cliente, é permitida edição e alteração de dados.

 

 

7. Finalizar

  • Quando a prestação do serviço foi concluída, é necessário finalizar a ordem de serviço para gerar os lançamentos para o faturamento.
  • Após finalizar a ordem de serviço não será permitida edição para alterar dados.
  • Clicar sobre o Botão Finalizar e clicar em Processar para concluir.

 

 

8. Pesquisar Ordem Serviço

No quadro Pesquisar por estão disponíveis as opções de filtros para localizar as ordens de serviço emitidas.

  • Período: o período é o primeiro filtro que deve ser verificado/ajustado, as ordens serão exibidas conforme o período define para os demais filtros que serão definidos posteriormente.
  • Como padrão é exibido o filtro Previsão Entre e no período é sugerido a data inicial de 30 dias antes de 30 dias após a data que a aplicação esta sendo acessada.
  • O filtro pode ser alterado para Emissão Entre, o período também pode ser alterado ou deletado quando quiser verificar todas as ordens de serviço.

 

  • Pesquisar por pessoa (cliente/vendedor/técnico), como padrão é exibida o filtro cliente, pode ser alterado para vendedor ou técnico, após definir o filtro informar o nome e clicar em Filtrar OS.
  • Filtro deve ser usado quando quiser pesquisar somente as OS vinculadas ao filtro/nome informado.

 

  • Placa/Série: informar a placa ou série para filtrar somente as OS vinculadas a placa/série informada, clicar em Filtrar OS.

 

  • Nr OS: usar o filtro quando tiver o numero da OS e precisa localizar o registro no sistema.
  • Informar o numero e clica em Filtrar OS.

 

  • Situação: como padrão é exibido o filtro Todos, pode ser alterado quando quiser verificar as ordens de serviço de uma situação específica.

 

  • Dados OS: as OS são grifadas com a cor que define a sua situação (legenda esta na parte superior a esquerda da aplicação pesquisar por).

 

9. Editar Ordem Serviço

  • A edição (para alterar dados) é permitida somente quando a ordem de serviço estiver com a situação Pendente ou Aguardando Cliente.
  • Para editar clicar sobre a ordem de serviço para seleciona-la e clicar sobre o Botão Editar, efetuar as alterações necessárias.

 

10. Deletar Ordem Serviço

  • Ordem de serviço pode ser deletada somente quando estiver com a situação Pendente e Aguardando Cliente.
  • Após confirmar a exclusão os dados são removidos do sistema, não será possível recuperar os dados deletados.
  • Para excluir, clicar sobre a OS para seleciona-la, clicar sobre o Botão Deletar e confirmar.

 

11. Cancelar Ordem de Serviço

  • O cancelamento de uma ordem ser serviço é permito somente quando a situação estiver como Finalizada, para as demais situações é permitida edição para alterar dados ou deletar a OS.
  • Para cancelar, necessário clicar sobre a OS para seleciona-la e clicar sobre o Botão Cancelar, confirmar o cancelamento.
  • Quando a OS estiver configurada para gerar movimentação financeira será exibida aplicação para cancelar a movimentação financeira.
  • Após concluir o cancelamento a situação será alterada para Cancelada.

 

 

 

12. Imprimir

  • A opção imprimir permite gerar relatório com um resumo das ordens de serviço que estão sendo exibidas na pesquisa.
  • Para gerar o relatório, clicar sobre o Botão Imprimir, aguardar gerar o relatório.

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